ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ЗАГРАНИЧНЫХ КОМАНДИРОВОК СОТРУДНИКОВ И СТУДЕНТОВ ФГБОУ ВО «САМГТУ»

До поездки:

1. При получении официального приглашения от зарубежного университета или научного центра сотрудники (студенты), планирующие индивидуальную образовательную траекторию, академическую или исследовательскую программу, должны согласовать с руководством кафедры (структурного подразделения) возможность выезда и при положительном решении обратиться с заявлением (служебной запиской) в деканат факультета (к руководству структурного подразделения).
2. В служебной записке указываются обоснование, цель выезда, место назначения, срок командирования (направления), фамилия, имя, отчество командируемого, его должность и предполагаемые источники оплаты транспортных расходов, расходов по проживанию (найму жилья) и пребыванию (суточных). К служебной записке прилагаются приглашение и его заверенный перевод на русский язык, другие документы, подтверждающие целесообразность командирования и определяющие финансовые условия поездки
3. Заявление (служебная записка) с визой декана (руководителя структурного подразделения) подается в ректорат.
4. Решение о командировании сотрудников (студентов) для реализации программ индивидуальной академической мобильности за счет средств от приносящей доход деятельности или финансирования Университета в рамках программы развития до 2020 г. принимается ректором университета.
5. В случае положительного решения, не позднее, чем за 14 рабочих дней командируемое лицо оформляет служебную записку на имя председателя комиссии по экспортному контролю «СамГТУ» М.В. Ненашева с просьбой рассмотреть вопрос о командировании на заседании экспортной комиссии. Основанием для приказа о командировании является постановление заседания.
6. Не позднее, чем за 10 рабочих дней до даты поездки, сотрудник (студент) обращается в Управление по международному сотрудничеству (УМС), расположенное в Главном корпусе, каб. 314.
7. Сотрудник (студент) предоставляет служебную записку с визой руководства, а также все необходимые данные о поездке (сроки, место проведения мероприятия, страна, приглашение, информация о мероприятии, организаторы, информация о источнике финансирования поездки) сотруднику УМС для подготовки приказа о командировании по университету. В случае направления в командировку за счет гранта или за счет принимающей стороны составляется приказ о командировании без сметы. Смета составляется работником самостоятельно согласно шаблону.
8. Командируемый сотрудник самостоятельно заполняет Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. Указанное распоряжение должно содержать визы:

• Начальника планово-экономического управления (к.316, Главный корпус)
• Главного бухгалтера (к. 302, Главный корпус), или зам. главного бухгалтера (к. 305, 307, Главный корпус)
• Проректора по международному сотрудничеству (к. 206, Главный корпус)
• Начальника управления по безопасности и режиму (1 этаж, 7-й корпус)
• Отдел кадров (1 этаж, Главный корпус)

Приказ необходимо зарегистрировать в канцелярии.

После поездки:

1. В течение трех рабочих дней необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет (форму необходимо получить в каб. 308 (311А – для бухгалтерии НИЧ) Главного корпуса), к которому должны быть приложены приглашение, билеты и посадочные талоны, все квитанции об оплате услуг, указанных в смете (т. е. всё, кроме суточных, что заложено по смете, должно быть подтверждено документально), копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границ. Кроме того, необходимо приложить перевод всех иноязычных документов на русский язык, заверенный в Управлении по международному сотрудничеству. На основании утвержденного авансового отчета производится возмещение расходов по командированию.
2. В течение десяти рабочих дней необходимо представить отчет о командировке, заверенный подписью декана (заведующего кафедрой) в Управление по международному сотрудничеству. Отчет должен содержать следующие пункты: программа пребывания, что было сделано за время поездки, какие организации/университеты/компании вы посетили, результаты встреч, переговоров, а также указание 3-5 зарубежных контактов, с которыми осуществлялось/инициировано сотрудничество.
3. На основании нормативных актов, лицам, имеющим допуск к сведениям, составляющим гостайну по второй и третьей формам, подготовленные отчеты о результатах пребывания в загранкомандировках представлять в отдел режима в 1 экземпляре в 10-дневный срок.